Die neue QR-Rechnung – Lösungen für KMU

Am 30. Juni 2020 wurde die QR-Rechnung in der Schweiz und in Liechtenstein offiziell eingeführt und soll die orangen und roten Einzahlungsscheine ablösen. Einfach einen Einzahlungsschein aus der Schublade ziehen und der Rechnung beilegen, wird also irgendwann nicht mehr gehen.

Wann die „alten“ Einzahlungsscheine nicht mehr verwendet werden können, ist noch nicht festgelegt. Es wird sicher noch eine ganze Weile dauern, trotzdem empfiehlt es sich, jetzt schon auf den neuen Standard umzustellen.

Rechnungen bezahlen

Die Banken haben mittlerweile wahrscheinlich alle eine Lösung in ihr Online-Banking implementiert. Rechnungen bezahlen dürfte sowohl über den Browser als auch mit der jeweiligen App ähnlich ablaufen wie bisher. Anstelle der Codierzeile wird einfach der QR-Code gescannt. Sofern der Rechnungssteller alle Informationen in der QR-Rechnung – oder genauer gesagt im Zahlteil der QR-Rechnung –  ausgefüllt hat, wird man auch keine Ergänzungen mehr vornehmen müssen. Das ist dann auch schon der einzige Vorteil gegenüber dem bisherigen System – zumindest aus KMU-Sicht.

Rechnungen erstellen – welche Lösungen gibt es

Das erstellen des Zahlteils dürfte da und dort eine Umstellung mit sich bringen. Rote Einzahlungsscheine bei der Bank bestellen und einfach der Rechnung beilegen wird irgendwann eben nicht mehr gehen.

Lösungen

  • Eine entsprechende Software für die Rechnungsstellung anschaffen oder Updaten. Vorteil: der Zahlteil wird automatisch erstellt, ohne dass man die Daten dafür eingeben muss. Nachteil: Man muss die Software bedienen können. Für viele Kleinunternehmen und Gewerbler die wenige Rechnungen stellen, wird diese Umstellung daher eher nicht in Frage kommen.
  • Es gibt diverse Webseiten, wo man die Informationen für den Zahlteil eingeben kann und als Ergebnis ein PDF oder ein Foto runterladen kann. Der Nachteil ist, dass man bei regelmässiger Nutzung quasi den eigenen Kundenstamm und die dazugehörigen Umsätze in einer fremden Webseite eintippt. Was damit gemacht wird, kann man nicht sagen.
  • Manche Banken bieten für Ihre Kunden die Möglichkeit im Online-Banking den Zahlteil zu erstellen. Man muss Daten dann zwar auch bei jeder Rechnung eingeben, aber immerhin tut man dies bei einer vertraulichen Stelle.

Wie handhaben Sie das Thema in ihrem Unternehmen? Feedbacks nehmen wir gerne entgegen. Bei grösserem Bedarf werden wir für unseren Kunden eine „interne“ Lösung erarbeiten.

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